如何当好一名审核组长

如何当好一名审核组长

一、组长的的作用
对组织的认证审核活动是由认证机构委派的审核组具体实施的。审核组由审核组长负责。根据GB/T19011、GB/T27021、GB/T22003等标准中的相关要求，组长在一次审核活动中应该负责一下工作：
1、对一次审核活动进行策划，根据审核方案的安排和认证机构选定的审核组成员的工作任务并在审核中有效地利用资源。
2、组织和指导审核组成员开展审核工作；主持首次会议、末次会议、与受审核方领导的交流会议；代表审核组与受审核方进行沟通。
3、通过组织审前内部培训、现场指导、安排组内专门人员见证，为实习审核员提供指导和指南。
4、组织审核组内部会议，沟通审核情况、协调进度和审核内容；根据审核发现，对照审核准则，确定不符合报告的内容和性质，领导审核组通过讨论得出审核结论。
5、通过协调和沟通，预防和解决审核组内以及审核组与受审核方之间的冲突。
6、编制和完成审核报告。
7、负责对受审核方提供的不符合报告整改的有效性
二、组长的能力和素质要求
审核组长应该具备领导和管理审核的知识和技能。按照CNAS-CC 01-2011的规定，组长应具备：经营管理实务的知识，审核原则、实务和技巧的知识，特定管理体系标准和（或）规范性文件的知识，认证机构过程的知识，客户的业务领域的知识，客户的产品、过程和组织的知识，与客户组织中的各个层级相适应的语言技能，作记录和撰写报告的技能，表达技能，面谈技能，审核管理技能。
按照中国认证认可协会（CCAA）有关高级审核员注册准则的要求，在能力要求方面主要关注履行上述审核组长的前六项能力和GB/T19011标准规定的五项与审核和审核员有关的准则所体系的素质。
根据多年从事认证审核担任审核组组长的经历，以及在认证机构从事多年研究和管理的经验，认为一名称职的审核组长应具备的能力和素质包括：
1、作为高级审核员至少承担了10个以上项目的完整体系的审核。
2、为人正直、客观公正、思路开阔、有责任感、团结同志、通情达理、善于学习和听取不同意见。
3、有一定管理和组织能力、策划能力、沟通协调能力、语言和文字表达能力、观察分析能力、归纳总结能力、判断决策能力。
4、有一定的管理经验，在企业或认证机构至少从事3年以上的管理工作。
5、熟悉认证认可有关的法律法规、认可规范和准则、认证相关标准，熟悉认证业务流程；熟悉人员注册管理的准则和要求
6、至少有5年以上企业技术和管理工作经历，熟悉企业的基本运作流程。
7、工作有条理、计划性和时间观念强、效率高，工作仔细差错少。
三、组长存在的常见问题
根据多年的观察，笔者发现，有些高级审核员不注重学习和提高，只将认证作为一种职业，缺乏事业心和责任感，有些审核组长不称职的具体表现如：有的缺乏组织沟通协调能力，审核组内不团结、合力和战斗力差，更有甚者在审核过程中与受审核方发生过激行为造成恶劣影响；有的语言表达能力极差，主持会议和与受审核方领导交流没有条理，抓不住重点，有的工作计划性差，审核能力有限，在审核计划编制、现场审核、审核报告编制、审核资料完整性方面问题多多，在认证机构的认证决定过程中经常出现重复性问题，一次通过率低；有的对自己要求不严，违反《审核员行为规范准则》。
实际上，审核组长的能力和素质反映了认证机构的能力和素质，也体现出整个行业的能力和素质。
四、如何当一名称职的组长
根据个人的经验和体会，要当好一名审核组长，需要做好以下工作：
（一）        了解受审核方的实际情况和行业基本情况
在实施审核前，审核组长要通过媒体、企业文件，采用现代沟通工具与企业沟通，了解该行业和该企业的基本情况，了解其是否为国家限制或禁止、淘汰的产业和产品，以及企业所在行业的现状、法律法规要求、产业政策和产品标准。
（二）        了解受审核方体系的基本情况
组织和完成组织的申请材料及附件和体现文件的初步审核，进一步了解企业的情况，特别是企业的规模、体系覆盖的范围、删减情况、组织机构及职能分工、外包和多现场情况、特殊要求、重要环境因素和治理技术及排放标准、重大危险源及安全技术、食品危害控制点等，以便实施审核策划。
（三）        了解组内审核员的能力和专长、专业
根据认证机构下达的审核任务书中人员组成情况，了解每一个审核员的专业、资格、审核经历、过去审核情况及企业的反映，以便充分发挥审核员的能力，调动组内有效的资源。
（四）        做两个阶段审核的策划
根据审核方案和审核任务计划书，做好审核策划，编制《审核计划》。重点关注专业条款，部门的审核要安排专业审核员负责，审核人日数要满足认可规则要求，审核节奏要合理。
（五）        准确确定审核范围
  通过一阶段现场审核确定认证范围，包括产品、过程、地理区域、时间范围，要注意申请范围、审核范围、认证范围间的关系，以及认证范围与营业范围和资质范围的关系。

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