外包过程的控制类型与实施程度
一、 前言
外包(outsource)在管理学上是一个增值模型。
20世纪以来，随着经济的发展，诸多组织追求绩效的途径不断增多，其中外包就是一个为大家采用的增值的途径。在组织资源不多和缺乏的情况下，为了扩大产量和产能，把自己暂时不能完成的产品和部件、生产过程和服务过程外包出去，由外包方来完成，实现了信息对接资源共享，形成了一个经济增长的利益共同体。
进入新世纪以来，外包越来越多，外包的质量与控制越来越引起了大家的重视。
在制定质量管理体系标准的过程中，逐渐引入并不断地细化了对其的要求。
在ISO 9001:2000标准的DIS(标准草案)稿中，没有关于外包的描述，后来根据大家的要求，在正式发布的ISO 9001:2000标准（以下简称标准）中，提出了外包的要求，但是提的也比较简单，这次新发布的ISO 9001:2008标准（以下简称新标准）中，对外包提出了更加明确和细致的要求，为了加强外包的可操作性，新标准中，还对外包的诸多要求，做出了注释。
笔者按照新标准的要求，结合审核中发现的案例，就外包的控制方式和实施程度，做一番理论和实践的探讨,供大家在建立和运行质量体系和进行审核时参考。
二、 新标准对外包过程控制的修改和注释
新标准对比标准，应当说没有太大的修改，但是在关于外包的问题上，就其控制方式和实施程度，做了比较详细的修改和注释。
1. 在标准的基础上，对外包增加了新的要求
新标准增加的新要求明确提出“组织如果选择将影响产品符合要求的任何过程外包，应确保对这些过程的控制。对此类外包过程的控制的类型和程度应在质量管理体系中加以规定。”
这项要求对新建立体系的组织和需要按照新标准换版运行的组织来说，都提出了一个具体任务，那就是要将外包已经运行并且行之有效的内容，包括准备运行的内容，都要写进质量体系文件。当然，这项操作，要在理解新标准之后,可以通过对体系文件的策划和评审来进行。
2. 新标准的注1增加了关于分析和改进的要求
新标准的注1，具体内容为“上述质量管理体系所需要的过程包括与管理活动、资源提供、产品实现以及测量、分析和改进有关的过程。”
对比标准增加了分析和改进的要求,就是说对外包的测量结果,要进行分析和改进,不仅每年进行一次外包的再评审,而且在平时,一旦发现问题,就要及时地分析原因采取纠正措施,使外包始终处于文件规定的控制状态。
3. 新标准的注2明确了选择和实施的责任
注2的具体内容为“‘外包过程’是为了质量管理体系的需要，由组织选择，并由外包方实施的过程。”
这项注释，明确了组织采用评审和考核等方式，来选择外包方，并通过优胜劣汰来维持外包的稳定，既然过程是由外包方来实施的，如何控制要在体系文件中做出规定。
4. 新标准的注3是对外包过程控制要求的核心修改
注3提出了，外包不能免除组织的责任，所以组织必须确定对外包的控制方式和实施程度，由此确保达到规定要求。
注3的内容比较多，具体要求为“组织确保对外包工程的控制，并不免除其满足所有顾客要求和法律法规要求的责任。对外包过程控制的类型和程度可受诸如下列因素影响：
a) 外包过程对组织提供满足要求的产品的能力的潜在影响；
b) 对外包过程控制的分担程度；
c) 通过应用7.4实现所需控制的能力。”
这些影响因素必须引起我们的关注，也就是说，控制的方式和实施程度，是与其对产品影响的风险和管理成本的付出相适应的，影响不大，控制方式可以简单，实施程度也可以浅显。反之，则必须方式复杂，实施深层次的控制。
技术含量高过程比较复杂的外包，组织应当参与进去，提供一些信息和资源，分担风险和责任，与外包方形成一个命运共同体，实现八项原则中的互利的供方关系。
不论何种外包，都属于采购的范畴，使用对其基本的控制还是7.4款的要求，也就是说，对外包的控制，首先要满足7.4款的通用要求；如果仅靠这个通用的要求还不够,那就必须根据其对产品的潜在影响的程度，来确定高于一般采购控制的控制方式和实施程度。
三、 外包过程的控制类型和实施程度
由于组织和外包方的具体情况不同，所以外包的控制类型和程度也各不相同，按照新标准的要求，结合审核中遇到的各种案例，从以下几方面进行探讨。
1. 设计外包
由于组织没有设计能力或设计能力不足，为了开发新产品和产品实现，通常把设计外包出去。很多造船厂的船舶设计、造机、房产和物业的设计都有外包发生。
特别是中小船厂，船舶设计几乎全部是外包的，从设计院或研究所购买顾客确认的图纸来生产，但是在交船和售后服务的过程中，不管发生什么问题，包括设计问题，船东和船舶检验部门，都是直接找工厂来解决，他们不会和设计部门发生任何关系，这就是事实上存在的外包并不能排除组织的责任。
随着航运事业的发展和能源的日益短缺，顾客对船用主机的要求，越来越高，要求主机体积越来越小，功率越来越大，油耗越来越低，所以主机的设计的竞争非常激烈，目前世界上，只剩下两家设计公司，即丹麦的B&W和瑞士的suizer,世界各国包括中国在内，几乎全部购买这两家公司的生产制造许可证，按照他们提供的不断修改的图纸，生产满足顾客要求的主机。这种情况是典型的设计外包。
国内有的生产这类主机的制造厂，在建立体系的初始阶段，删减了标准的7.3款，也没有纳入外包控制，结果发生问题后，还是要由工厂来解决。这次贯彻实施新标准，必须将其纳入外包的范畴，必须按照新标准的要求，在体系文件的4.2、7.3和7.4款中，将对图纸提供方的控制方式和实施程度，做出切实可行的规定，明确双方的责任，以便及时解决关于设计发生的各种矛盾，不断增进顾客的满意。
房产和物业的外包控制也是如此。
对于房屋和楼盘的设计的外包，必须实施适当的控制，除了评审资质，主要的手段是参加各个阶段的设计评审，及时发现问题提出改进意见，并监督实施和落实。物业管理的外包也是如此，例如装修项目跃层的拐角楼梯，从样式、体积、材质和颜色等内容，都要参加设计评审，发现问题及时提出改进，以免交付时，发生问题不好解决。
2. 某个生产过程外包
由于产量的提高和组织自身的资源不足，有些生产过程可以外包出去，例如造船业的涂装过程就可以外包。由于涂装过程是需要确认的特殊过程，所以这种过程的外包必须要采取深入可靠的控制。
首先要按照7.4款的要求对其进行评审，验证资质、评价人员、设备和既往的涂装考绩，然后要按照7.5.2款的要求，对其人员资质、设备鉴定和工艺水平进行了解，并派员参加涂装过程的过程确认，监视他们的人员、设备和过程参数都能满足要求。最后还要向他们提出组建质量体系的要求，有的大型组织，外包的涂装队有20多个，他们提出将外包的任务，优先安排给通过体系认证的外包方，在规定的时段之后，没有通过体系认证的涂装队，将被剔除外包名单。这样做的结果，也从管理上保证了外包的质量。
3. 主要零部件的外包
许多制造业的组织，过去的生产方式比较落后，旧有的机制使得他们不是小而全就是大而全，小到紧固件，大到铸件、锻件、焊接件，全部自己制造，效率低进度慢，很难适应新的经济增长方式。所以产能和产量一直徘徊不前。
发达国家的制造业则不然，例如日本和韩国的造船业，他们往往把船舶产品的主要零部件外包出去，自己成为一个总装厂，人员少，产量高；他们和我们规模相近的船厂，产量是我们的几倍多，其办法就是主要零部件的外包，近年来我们学习国外的先进经验，造船的产量也实现了成倍增长。
但是，船舶主要零部件特别是船体分段的外包，对船舶的潜在影响非常大，所以必须严加控制，才能保证达到船东的要求。
其控制的方式要比涂装过程的外包还要严格，除了涂装过程外包的那些控制外，还要控制焊接特殊过程的确认，要提供图纸和工艺，并参加焊接过程的过程确认和焊接探伤等过程检验，并在相关的检验记录上签字确认，只有产品质量稳定后，才可以逐步把检验过程移交给他们。这样做，一方面是对外包实施控制，同时也符合新标准的要求，分担了一部分责任，而这种责任在开始阶段，单靠外包方自身是无法实现的。
4. 主要生产过程全部外包
有的时候,为了扩大产量和占领市场,组织可能接受几乎不能完成的订单,在这种状态下,可以采取将主要过程全部外包的类型,通过加大力度控制外包的方式,同样可以保证产品质量。
例如某大型造船厂，为了缓解生产上的压力，将某些小型船舶的建造任务，下放给其所属的生产服务公司，安排他们到新开辟的沿海码头去完成。该公司的技术和管理的力量很强，但是生产能力严重不足，他们便将涂装、焊接和总装等主要生产过程全部外包。
这种外包形式，风险较大，必须实施严格的控制，而且组织要与外包方合作，分担相关的责任。
他们首先认真选择和评审外包方，从那些为船厂从事多年涂装、焊接和装配的施工队伍里，择优选任。然后对其施工过程实施严密的监控。
除了按照前面2和3所谈到的控制外，他们还在人力资源控制和工艺、检验控制等方面加大了力度。他们与外包方一起共同审核人员的施工资质，共同确定各个岗位的人员的配备，提供完整的图纸和操作工艺，并派出检验人员从源头上开始，参加并主持产品形成过程的全部检验。
首先要实施进货检验，向外包方提供合格的原材料，包括板材、焊材、油漆、器材和零配件。如何按照自检、互检和专检的模式，参加全部过程检验，还要参加包括与技术人员合作的过程确认。最后要主持产品的最终检验，即按照船东和船检认可的船舶航海试验大纲进行交船。
由于采取的外包的形式适宜，控制的实施程度到位，所以按照交货期的要求，保质保量地完成了任务，受到了外国船东的好评，也使造船厂发现了他们的潜力，陆续把生产任务分拨给他们，现在他们已经单独和外商谈判，依靠稳定的外包队伍，独立地完成造船任务。
5. 服务的外包
服务的外包有多种多样，随着第三产业的发展，这种外包越来越多。
仅以运输服务为例，做如下几方面的探讨。
运输服务也是多种多样，组织的原材料的输入和产品的输出需要外包运输服务，客货运输的站点，需要车辆、船舶提供的外包服务，水陆空的快递运输服务，也需要各种交通工具的外包服务。这些外包都需要根据具体情况，来确定控制方式和实施程度，否则，就会影响组织的产品和服务的质量，甚至造成重大的经济损失和信誉损失。
例如运输大型船用曲轴的外包方，由于缺乏运输大件经验和严格捆扎的操作规程，致使在运输途中，将价值300多万元的曲轴从车上滑落报废，给双方造成了重大经济损失。有的承运大型部件和成品的海运外包方，由于缺乏海上应急经验，遇到风浪时无法应对和缺乏运输途中的随时检查，致使大件由于捆扎装配不当，造成在风浪颠簸中，敲击船体出现漏洞，风浪来时，束手无策造成船货沉没。
客运外包的教训更多，旅行社外包的运输车辆，由于状态不好，造成中途抛锚和出现交通事故的案例所见多有。在审核快递运输服务的过程中，往往发现其关键的质量目标“送达及时率”很低，由此引发了顾客的不满和投诉，其原因就是由其外包方火车、飞机和汽车等交通工具晚点和堵车造成的。
如此看来，对运输服务的外包方的控制非常重要，不仅要按照7.4款的要求，对其进行资质和考绩的评审，更要关注它的经验和管理，有时候要按照8.2.3款的要求，派员到运输现场去监督和检查他们的服务质量。大件方面的海路和陆路运输服务，应当有大件捆扎和装卸工艺的认可，无论货运还是客运，都要检查其是否参加了相关的保险，以便发生意外时，支付赔偿，以消释顾客的不满和减少组织的经济损失。
随着第三产业的发展，服务外包已经引起了世界管理精英的关注，日前在我国郑州召开了全球第二届服务外包大会，大家一致认为，服务外包是解决目前资源不足，实施信息共享和资源共享的最好的模式，甚至认为它可以缓解目前的经济危机，扩大就业和实现增值。
6. 技术检验的外包
为了满足顾客不断增长的需求占领市场，许多中小型组织，极力开发技术含量较高的新产品，但是自身的检验条件不具备，这个时候只好采取技术检验的外包。
造船业传统设计的艉轴套和舵机轴套都是金属铜制造的，成本高、重量大、不易加工。现在出现了替代的新产品，用尼龙套来代替铜套，成本低重量小容易加工，很受船厂的欢迎。许多中小型的尼龙套制造厂，可以通过严格的制造工艺来保证产品质量，但是技术检验却难能所为，因为尼龙制品的检验相当复杂，不仅要检验机械性能、化学成分，还要检查弹性模量、吸水率等各种复杂的属于尼龙制品的专有的技术指标。而这些指标的检验，必须有专门的实验室才能进行。许多制造厂没有这样的条件，只好将技术检验外包。
这种技术检验的外包更有其特殊性。通常要选择塑料和尼龙制品的研究所。
首先要评审它的资质，这个检验或者化验的资质，必须经过国家技术监督部门的认可和授权，然后签订技术检验协议书，注明检验的相关标准和项目，以及送样的条件，按时提供检验报告。同时组织还要按照7.4款的控制要求，每年对外包方进行一次从业资质和国家认可与授权的评审。
由于控制方式和程度适宜，这些技术检验的外包都获得了成功，他们的产品受到了船东和检验部门的欢迎，也成就和发展了一批中小组织。
7. 涉及安全的重要产品和服务的外包
许多电器制造和装配组织的电器柜和开关箱,大多是外包的,其箱体外层的涂装,是需要确认的特殊过程,它的质量的好坏,关系到产品的安全和使用寿命。对这样的外包如何控制，应按照新标准的要求分别在7.4、7.5.2和8.2.4款中，做出具体的规定。
通常这样涉及电器安全的外包方，应具有国家相关部门颁发的电器开关箱体的生产制造许可证，并有严格和成熟的制造工艺，而且有多年的提供该产品的优良考绩，这些内容都应当写进评审报告。控制这种外包的最后一道关口就是进货检验，要制定具体的检验规程，并逐项检验记录，全部合格后，方可进入生产线装配使用。
涉及安全生产方面的例如压力容器的焊接件的外包，也同样要求严格控制。首先外包方，必须要有国家颁发的压力容器生产制造许可证，制造的产品的可靠性要作过焊接工艺评定，而且合格。如果是往船上装配的产品，例如油轮上的氮气发生器的壳体，还必须要有船舶检验部门签发的船用产品合格证书。
只有采取了这样的控制方式，并且实施落实，方可保证外包产品和服务的质量。当然，上述的相关内容，应当按照标准的要求写进质量体系文件。
还有许多涉及安全方面的产品的采购和外包，例如钢丝绳、起重机等，都应当参照上述控制方式和实施程度，认真作好控制。保证产品最终的交付和顾客使用万无一失。
四、 认真搞好外包 提高体系有效性和组织的绩效
如何根据组织的产品和服务的具体情况，采用什么控制方式与实施程度，上面已经就具体案例进行了探讨，但是那只是些个案，并不可能适应所有的组织的产品和服务，所以要认真搞好外包，每个组织都必须作好如下几条基本的措施。
1. 认真将外包的要求写进质量体系文件
首先要求根据组织的产品和服务的特点，结合资源、设备和技术方面的需求，通过评审来选择外包方，然后根据外包对产品和服务的潜在影响确定控制方式和实施程度。
这些内容要按照新标准的要求，全部写进体系文件，分别在质量手册、程序文件和相关的作业指导书中具体描述。
2. 按照文件的要求组织实施
将外包方的控制写进体系文件，属于质量计划，质量计划的实施才可以收到实效。所以关键是按照质量计划实施，而新标准刚刚颁发，新的外包的质量计划大家还不熟悉，实施的前提是要对相关人员进行培训，让大家明确这件事，由谁来做，做什么，怎样做，需要哪些资源，保存哪些记录。为了便于操作，还可以编写第四层文件，即设计出各种操作性的表格，变按照文件检索为按照表格操作和记录，简洁明快，很受操作者的欢迎，可以收到很好的实施效果。
3. 定期对外包方进行检查和评审，不断更新对外包方实施控制的证据
除了按照新标准7.4款的要求，定期对外包进行再评审以外，还可以根据外包的稳定状况和发现的问题，不定期到外包方进行检查，这也属于新标准7.4款的“组织或其顾客拟在供方的现场实施检验”，也属于8.2.3款过程的监视和测量，为了督促外包方的改进和调动他们的积极性，可以召开外包方联席会或者情况通报会，请成功的外包方介绍经验，也听取有问题的外包方的改进情况，这样做，对外包的情况，了如指掌，能够做到跟进控制和管理。
上述的控制要保存相关的记录，以此来不断更新对外包方实施控制的证据。
4. 取长补短资源共享不断提高组织的绩效
外包的兴起为诸多组织所欢迎，是因为它可以取长补短资源共享，信息对接共谋发展,不失为经济增长的一种选择方式。
我们国家的经济，对比发达国家，尚处于发展阶段，有很多瓶颈，阻碍了经济的扩能增值和腾飞。而外包恰恰有助于解决这一关键，设计外包可以缩短我们现在与国际先进水平的差距，缩短国内不同组织之间的差距;过程外包可以大大地提高我们的产量和产能，服务外包可以减低我们的营运成本。一言以蔽之，外包可以提高我们组织的绩效。
所以，我们必须按照新标准的要求，对外包采取适宜的控制方式，实施到恰如其分的程度，确保外包成功，提高质量体系运行的有效性，来达到提高组织绩效的目标。
再发一个相关的文章！ |
/2 
狗仔卡
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
显身卡
楼主